Regel 1: Datenschutz beachten
Klären Sie die wichtigsten Fragen zu Recht und Sicherheit vor dem Start des Projekts "Webseite" und achten Sie beim Hosten Ihrer Seite auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze!
Wenn die Entscheidung gefallen ist, sich als Gemeinde oder Organisation im Internet zu präsentieren, ist es wichtig, keine rechtlich relevanten Maßnahmen zu vergessen und das Thema Sicherheit ausführlich vorzubereiten. Diese Fragen helfen dabei:
- Welche Inhalte können wir anbieten (z.B.: Texte, Bilder, Grafiken, Logos, Verlinkungen) und haben wir die Rechte daran?
- Wer kann bei der redaktionellen Arbeit unterstützen und braucht Zugangsrechte zur Webseite?
- Wer ist rechtlich verantwortlich für die Inhalte der Seite?
- Wer baut die Seite und wo wird sie mit allen Daten und Inhalten gehostet?
Beim Auswählen des richtigen Anbieters sollte auf den Standort geachtet werden – denn danach richtet sich, welche Datenschutzgesetze für die auf der Seite bearbeiteten Daten gelten. Anbieter mit Sitz und Serverstandort in Deutschland richten sich nach den hohen Standards des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes. Mehr Informationen zum kirchlichen Datenschutzgesetz der EKD finden Sie auf den Webseiten des Datenschutzbeauftragten der EKD.
Design, Gestaltung, Bildersprache
Ein eigenes Logo, eine Auswahl von zwei bis drei Farben und ebenso viele Schrifttypen sorgen für Wiedererkennung und ein abwechslungsreiches Erscheinungsbild. Generell gilt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Ansprechende Bilder von den Menschen und Aktionen vermitteln eine gute Atmosphäre – klären Sie aber vorab unbedingt die Nutzungsrechte aller Bilder, die für die Online-Kommunikation verwendet werden sollen. (In Regel 7 erklären wir Ihnen mehr dazu.)
Regel 2: Aufpassen beim Domain-Namen
Beachten Sie, dass Sie bei der Wahl Ihrer Domain keine Rechte Dritter verletzen!
Bei der Namenswahl der eigenen Webseite muss man darauf achten, keine Rechte anderer zu verletzen, wie Persönlichkeiten oder Unternehmen. Auch sollte keine Verwechslungs-gefahr mit Orten bestehen. Der Ort ihrer Gemeinde darf natürlich trotzdem auch in der Webadresse stehen. Prüfen Sie außerdem vor der Registrierung der Domain die laufenden Kosten und studieren Sie hierbei auch die AGB des Anbieters zu den Kündigungsfristen, dem Widerspruchsrecht, der Erhebung und Verwendung von Daten .
Regel 3: Keine Fehler beim Impressum
Richten Sie ein rechtssicheres Impressum ein!
Das Impressum gibt an, wer für die Webseite und ihre Inhalte rechtlich verantwortlich ist. Dies ist ein Pflichtelement für Webseiten in Deutschland. Ein fehlendes oder unzureichendes Impressum kann abgemahnt werden. Das Impressum sollte in jedem Fall enthalten:
- Name des Webseite-Betreibers und Adresse
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sofern vorhanden Fax-Nummer
- Vertretungsberechtigte*r der Organisation
Lassen Sie sich von einem Juristen beraten, falls Sie unsicher sind, ob Ihr Impressum rechtssicher ist.
Regel 4: Datenschutzerklärung verfassen
Informieren Sie über Datenerhebungen beim Seitenbesuch und geben Sie eine Datenschutzerklärung ab!
Um Ihre Seitenbesucher darüber zu informieren, welche Daten beim Besuch erfasst und gespeichert und wie diese Daten verwendet werden, geben Sie eine Datenschutzerklärung ab. Eine Datenschutzerklärung ist gesetzliche Pflicht, wenn personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Folgen Sie mit Ihrer Webpräsenz dabei stets dem Grundsatz der Datensparsamkeit und erheben Sie so wenige Daten wie möglich. Die Einhaltung des deutschen Datenschutzrechts ist verpflichtend.
Regel 5: Cookies nicht verheimlichen
Informieren Sie Ihre Seitenbesucher*innen über den Einsatz von Cookies!
Ein Cookie ist eine Textdatei, die Informationen über Ihre Seitenbesucher*innen speichert. Diese Informationen helfen Ihnen als Webseitenbetreiber*innen, mehr über die Interessen der Seitenbesucher*innen herauszufinden, um Inhalte dann gezielter auf deren Interessen zuschneiden zu können. Sollten Sie Cookies nutzen, informieren Sie auf allen Webseiten und in allen Apps deutlich sichtbar darüber, so dass Seitenbesucher*innen die Gelegenheit haben, diese auszustellen.
Regel 6: Anonymsieren
Anonymisieren Sie erhobene Daten Ihrer Webseitenbesucher!
Beim Targeting wird das individuelle Benutzer*innenverhalten systematisch analysiert. Retargeting funktioniert technisch ähnlich, allerdings werden hierbei auch schon Recherchen dokumentiert. Unter Tracking versteht man das Verfolgen von Besucherströmen, um zu erkennen, wer welche Teile der eigenen Webpräsenz aufgerufen hat. Auch dies hilft Ihnen, Ihre Inhalte adressat*innengerecht anzupassen und aufzubereiten.
Alle drei Verfahren sind mit dem Deutschen Bundesdatenschutzgesetz vereinbar – die erhobenen Daten und weitere Informationen müssen allerdings anonymisiert werden!
Regel 7: Urheber- und Persönlichkeitsrechte beachten
Ganz besonders bei Fotos ist das Urheberrecht wichtig!
Wer Bilder, Videos oder Texte auf der eigenen Webseite, im Blog oder auf der SocialMedia Präsenz einsetzen will, muss Urheber- und Persönlichkeitsrechte beachten. Bevor Sie Werke von anderen im Internet nutzen, sollten Sie sich absichern: Recherchieren Sie, wem das Werk gehört und ob und wie Sie dieses verwenden dürfen.
Eine gute Alternative zu kostenpflichtigen Bildagenturen sind Bilder unter CC-Lizenzen. Diese erlauben eine eindeutige Nutzung und beschreiben anhand von Piktogrammen und Titeln, was mit dem Werk gemacht werden darf.
Außerdem hat jede*r das "Recht am eigenen Bild": Es besagt, dass jede Person einwilligen muss, bevor ein Foto von ihr im Netz veröffentlicht wird. Das gilt auch bei Berichten von Turnieren, Gemeindefesten oder Wahlen – fragen Sie die Personen, ob Sie Bilder oder Videos, die sie zeigen, veröffentlichen dürfen und wenn ja, wo. Handelt es sich um Aufnahmen von Kindern, fragen Sie immer auch die Eltern um Erlaubnis.
Regel 8: Keine Passwörter gemeinsam benutzen
Planen Sie die rechtssichere Administration sorgfältig und legen Sie mehrere und sichere Passwörter an!
Administrator*innen pflegen die Webpräsenzen der Organisation technisch und/oder redaktionell. Da ihre Aussagen und Verhaltensweisen im Netz für die ganze Organisation sprechen, sollten diese Personen sorgfältig ausgewählt werden. Bei der Veröffentlichung der Beiträge sollten die Administrator*innen Ihre Namenskürzel angeben, dann ist eindeutig klar, wer was veröffentlicht hat.
In vielen Organisationen sind mehrere Administrator*innen aktiv. Dies erfordert im Alltag Flexibilität beim Umgang mit Zugängen und Passwörtern. Die Weitergabe von Passwörtern ist jedoch immer sorgfältig abzuwägen. Bei der gemeinsamen Nutzung von Benutzerkonten wird es nämlich sonst schwer nachvollziehbar, wer was auf der Web- oder Profilseite gemacht hat.
Regel 9: Kommentare moderieren
Krisenkommunikation online – gehen Sie planvoll und sachlich vor!
Ein Plan, was bei welcher Form der Kritik zu tun ist, sollte unbedingt rechtzeitig erstellt werden. Wenn es im Kommentarbereich oder auf der Social-Media-Seite zu einer problematischen Diskussion kommt, sollte man in jedem Fall schnell reagieren, freundlich, mindestens aber höflich bleiben. Administrator*innen sollten zunächst den Dialog suchen, eine Problemlösung vorschlagen oder gegebenenfalls ein persönliches Gespräch anbieten. Das kommentarlose Löschen kritischer Kommentare ist hingegen meist nur der Anfang von noch mehr Kritik.
Sollte die Kritik nicht verstummen kann im Zweifel juristischer Beistand eingeholt werden. Hierbei gilt: Dieser sollte im Hintergrund beraten, eine Drohung mit Anwält*innen im Netzwerk wirkt kontraproduktiv.
Regel 10: Netiquette aufstellen und durchsetzen
Berufen Sie sich im Krisenfall auf Ihre Netiquette und Ihr "virtuelles Hausrecht"!
Die sogenannte "Netiquette" ist ein Regelwerk für den angemessenen und respektvollen Umgang in der Online-Kommunikation. Sie hat zwar keine juristische Relevanz, bietet aber die Grundlage für einen positiven Dialog miteinander. Und sie ist die von den Nutzer*innen akzeptierte Umgangsform, das heißt: Wer gegen die Netiquette verstößt, kann mit seinen Kommentaren ausnahmsweise auch gelöscht oder gesperrt werden. Im Krisenfall können Sie sich auf die Netiquette berufen.
Ihr "virtuelles Hausrecht" können Sie auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihrer Webseite festschreiben. Formulieren Sie dabei die Regeln so genau wie möglich – akzeptieren die Nutzer*innen Ihre AGB mit einem Bestätigungs-Häkchen oder auch nur durch Nutzung Ihrer Seite, können Sie sich auch auf die AGB berufen, falls Sie Einträge löschen oder Personen den Zugang zum Beispiel zu einem geschlossenen Bereich verwehren wollen.
Kommentare mit eindeutig beleidigenden, rassistischen oder nicht rechtskonformen Äußerungen können und müssen sofort gelöscht werden.
Checkliste: 5 Tipps für die sichere Darstellung der eigenen Gemeinde im Internet
- Wenn Sie eine Webseite erstellen, achten Sie auf eine rechtssichere Domain und einen Hosting-Anbieter, der Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz erhebt, speichert und verarbeitet.
- Integrieren Sie ein rechtssicheres Impressum sowie eine Datenschutzerklärung und beachten Sie das Urheberrecht von Bild- und Videomaterial sowie die Persönlichkeitsrechte von abgebildeten Personen.
- Wählen Sie Administrierende sorgfältig aus und sorgen Sie für einen achtsamen Umgang mit den Zugangsdaten für sämtliche Internetpräsenzen.
- Bereiten Sie sich auf den Umgang mit Kritik vor, suchen Sie den konstruktiven Dialog und weisen Sie auf Ihr "virtuelles Hausrecht" und die Einhaltung der Netiquette hin.
- Informieren Sie transparent über den Einsatz von Cookies auf Ihrer Webseite und anonymisieren Sie erhobene Daten.
Noch mehr Tipps und konkrete Anleitungen für den rechtssicheren und datensparsamen Auftritt im Internet für Gemeinden und Organisationen lernen Sie in den Selbstlernkursen und im Webinar "Sichere Darstellung im Internet" der Initiative Digitale Nachbarschaft.